LIFE IP NAS - veelgestelde vragen

1. Wat beoogt LIFE IP NAS te bereiken?

Het algemene doel van het LIFE-IP is het versnellen en stimuleren van de implementatie van de NAS op lokaal, regionaal en nationaal niveau. Het programmadoel van het LIFE IP is (zie ook pagina 8 van de Concept Note):

Het overall doel van de NAS is om een basisniveau van klimaatbestendigheid te bereiken in 2050, om zodoende het hoofd te kunnen bieden aan de effecten van klimaatverandering ten behoeve van een goede kwaliteit van leven, een goede kwaliteit van de leefomgeving en een stabiele economie. LIFE IP NAS zal zich richten op het ontwikkelen van producten die erop gericht zijn barrières weg te nemen en/of een hefboomwerking te hebben in projecten, programma’s en regio’s ten aanzien van de volgende fase van implementatie van de NAS. Zodoende wil LIFE IP NAS een bijdrage leveren aan een essentiële stap richting het bereiken van voornaamste doelen van de NAS in de tien sectoren. Hierbij zullen lokale en regionale overheden samenwerken met burgers, maatschappelijke en private organisaties, waarbij zij worden gefaciliteerd door de nationale overheden en kennisinstellingen waar wenselijk en mogelijk.

Hiervoor zijn 5 hoofddoelstellingen beschreven gebaseerd op de 5 hoofdknelpunten:

  1. Het ontwikkelen van toegankelijke, begrijpelijke en up-to-date kennisproducten. Deze worden ontsloten door een goed toegankelijke kennisinfrastructuur gericht op sectoren en partijen die worden geraakt door klimaatverandering en partijen die verantwoordelijk zijn voor klimaat(adaptatie)beleid en/of de uitvoering daarvan;
  2. Het vergroten van politieke en maatschappelijke bewustwording als het gaat om klimaatadaptatie, door het ondersteunen van lokale en regionale beslissers als het gaat om strategie, dialogen met de omgeving, en implementatie.
  3. Het vergroten van de urgentie als het gaat om het nemen van acties gericht om klimaatbestendigheid en samenwerking tussen alle NAS-sectoren, regio’s en relevante publieke/private partijen inclusief burgers;
  4. Het stimuleren van een integrale benadering ten aanzien van klimaatverandering die verder gaat dan de grenzen van de NAS-sectoren en de relatie legt met regio’s en relevante publieke/private partijen inclusief burgers;
  5. Het aanscherpen van financiële afstemming tussen klimaatadaptatie en het labelen van middelen binnen en tussen sectoren en disciplines – bijvoorbeeld door het ontwikkelen van nieuwe financiële structuren en business modellen.
Afbeelding LIFE IP

2. Welk soort activiteiten kunnen worden opgenomen in LIFE-IP NAS?

De volgende activiteiten kunnen in LIFE-IP NAS opgenomen worden:

  • Capaciteit/capaciteitsopbouw: ondersteuning in de vorm van fte’s, trainingen, technische faciliteiten, coördinatie of toepassing van methoden;
  • Voorbereidende acties als onderdeel van een project, zoals de aanvraag van vergunningen of een pilot onderzoek;
  • Uitvoering, zoals realisatie van ingrepen, pilots, het opzetten van netwerken, een risico-, impact- of kwetsbaarheidsonderzoek, communicatie en bewustmaking of (beperkt) onderzoek.
  • Monitoring en evaluatieactiviteiten van het project en de impact;
  • Projectmanagement van het IP-project

Deze activiteiten zullen vaak onderdeel zijn van een groter project/plan/programma ten behoeve van klimaatadaptatie.

3. Kan in LIFE IP NAS wetenschappelijk onderzoek gedaan worden?

Nee, LIFE-IP NAS is geen onderzoeksproject en dus maakt het doen van wetenschappelijk onderzoek geen deel uit van het LIFE-IP NAS. Wel is het de bedoeling om een kennisagenda te formuleren en te werken aan een kennisinfrastructuur gefaciliteerd voor de actoren die met klimaatadaptatie aan de slag gaan. Op die manier wordt wel de brug geslagen naar lopend (wetenschappelijk)onderzoek. Uiteraard kan uitgebreider onderzoek wel in een satellietproject plaatsvinden, dat elders financiering heeft gevonden en dat gebruik maakt van het netwerk/kansen in LIFE IP.

4. Wie zijn betrokken bij LIFE-IP NAS?

Zo’n 25 partners zijn momenteel partner (‘beneficiary’) van LIFE-IP NAS. Deze zijn opgenomen in de concept note (zie documenten). De notie dat de voorgestelde lijst van partners nog kan wijzigen tot aan de indiening van het Full Proposal om uiteenlopende redenen:

  • Het door een partner aangedragen project of programma vindt geen doorgang in de periode 2020-2028 of het is tot indiening van het Full Proposal onvoldoende zeker dat deze doorgang zal plaatsvinden.
  • Specifieke feedback van de Europese Commissie dwingen ons wijzigingen aan te brengen in de lijst van partners, bijvoorbeeld als een type actor volgens de Commissie toegevoegd moeten worden, als bepaalde sectoren onderbelicht zijn, als men van mening is dat het aantal partners te groot is, of als geadviseerd wordt gelaagdheid aan te brengen in de partnerschappen. Uiteraard zullen we hier pas meer duidelijkheid over krijgen na het ontvangen van de evaluatie.

Het coördinerend team van LIFE-IP NAS bestaat uit het kernteam NAS (Stef Meijs, Aart van Sloten, Hilde Westera en Kim van Nieuwaal), Sandra Boekhold (RIVM) (contact: +31 6 52 51 06 42, sandra.boekhold@rivm.nl), Gerald Jan Ellen (Deltares) (contact: +316 51 14 12 82, geraldjan.ellen@deltares.nl) en RVO.nl (Astrid Hamer)

5. Wat verwachten wij van de partners in termen van commitment, inhoudelijke inbreng en te investeren tijd tot indienen van het Full Proposal in maart 2019?

LIFE-IP partners  committeren zich aan de implementatie van het ingediende (deel)project. Ook moeten LIFE-IP partners zelf, technisch én financieel, bijdragen aan het project. Bij deze ingediende (deel)projecten zullen vaak meerdere partijen en stakeholders zijn betrokken, die echter niet allemaal LIFE-IP partner hoeven/kunnen te worden.

Indien u / uw organisatie partner wordt in LIFE IP-NAS, vragen wij:

  • Het beschikbaar zijn voor een 1-op-1 gesprek met het coördinatieteam in oktober of november;
  • het bijwonen van enkele sessies in november, december, en/of januari
  • Het aanleveren van (Engelstalige) informatie over uw eigen project(en)/programma(‘s);
  • Het meeschrijven aan en reageren op tekstvoorstellen;
  • Het organiseren van strategisch commitment in uw eigen organisatie (t.b.v. het ondertekenen van het Full Proposal in februari 2019).
  • Het (laten) ondertekenen van de vereiste formulieren voor ‘Associated Beneficiaries’ (zie hiervoor de EU formats zoals deze te vinden/downloaden zijn op: http://ec.europa.eu/environment/life/funding/life2018/integrated/index.htm).
  • In het algemeen: een proactieve, constructieve en opbouwend-kritische instelling.

We schatten in dat de totale tijdsinvestering per partner gedurende de maanden oktober 2018 – maart 2019 ongeveer 40 – 60 uur bedraagt.

6. Wie moeten er tekenen en waar committeert onze organisatie zich aan?

Wie binnen uw organisatie dient te ondertekenen, is afhankelijk van de rechtsgeldige vertegenwoordiging. Door het ondertekenen van het Full Proposal in februari 2018, verklaart uw organisatie:

  • gecommitteerd te zijn aan de implementatie van het ingediende (deel)project;
  • achter de inhoud (proces, werkverdeling en inhoudelijk) van het voorstel te staan;
  • dat de toebedeelde taken uitgevoerd worden en hierover te rapporteren aan het ministerie van IenW (dat alle rapportages bijeenbrengt voor de Europese Commissie);
  • betrokken te zijn bij het LIFE IP gedurende de gehele looptijd (2020 – 2028);
  • dat indien de betrokken medewerker uw organisatie verlaat of zich niet meer langer met LIFE IP bezighoudt, hiervoor een geschikte opvolger gevonden wordt;
  • aanwezig te zijn in de specifieke gremia die relevant zijn voor uw organisatie en/of voorbeeldproject;
  • de jaarlijkse consortiumbijeenkomst te bezoeken.

7. Wanneer moet het LIFE-IP NAS worden ingediend?

De deadline voor het indienen van LIFE-IP NAS is 14 maart 2019. Dit is een harde deadline; er is geen uitstel mogelijk. De (voorlopige) opleverdatum van het Full Proposal aan alle partners is begin februari. In de maand februari dienen alle partners de vereiste formulieren in te vullen.

De uitslag volgt waarschijnlijk in juni 2019. Indien succesvol kunnen we in januari 2020 starten met het uitvoeren van LIFE-IP NAS.

  • maart-mei 2019: evaluatie van het Full Proposal
  • Juni 2019: uitslagen van de evaluatie bekend (LIFE-IP NAS wordt wel of niet gegund)
  • juni - juli 2019: eventuele aanpassing van het Full Proposal verwerken.
  • oktober-december 2019: contract met de EU
  • 1 januari 2020: de eerst mogelijke startdatum LIFE-IP NAS

8. Kunnen na het indienen nog wijzigingen worden doorgevoerd?

Binnen de LIFE-IP randvoorwaarden bestaat de mogelijkheid om wijzigingen in het consortium of het project aan te brengen als daar aanleiding toe is. De algemene voorwaarden van LIFE-IP geven aan welke randvoorwaarden en beperkingen hieraan verbonden zijn. Bottom line geldt dat partijen uit het project kunnen stappen indien daar een gerede aanleiding toe bestaat. Wijzigingen moeten altijd schriftelijk gemeld worden.

Bij een langer lopend project kunnen uiteraard wijzigingen in uitvoering of activiteiten optreden. Binnen de systematiek van LIFE-IP kan tussentijds de focus en inhoud van het project wijzigen als daar aanleiding toe is. Partijen hebben daarom de mogelijkheid om dynamisch in te spelen op relevante ontwikkelingen. Het in de aanvraag opgenomen budget en daaraan verbonden maximale subsidiebedrag kan echter niet verhoogd worden.

Binnen de aanvraag kunnen zowel reeds geplande activiteiten van organisaties worden opgenomen, als activiteiten die voor deze organisatie als ‘nieuw’ te omschrijven zijn.  Feitelijk betekent dit dat geplande activiteiten en daarvoor reeds beschikbare financiering gebruikt kunnen worden om vanuit de subsidie financiële middelen beschikbaar te maken om nieuwe activiteiten of versnelling van gewenste activiteiten te financieren.

Indien tijdens de projectuitvoering blijkt dat bepaalde activiteiten kleiner uitvallen of helemaal niet meer tot uitvoering komen worden hiervoor minder/geen kosten gemaakt. Dit leidt ertoe dat de hieraan gekoppelde subsidie voor de betreffende partner evenredig meebeweegt (de subsidie wordt uiteindelijk vastgesteld aan de hand van werkelijke kosten en uitgaven!).

Overigens geldt wel dat binnen het project met budgetten geschoven kan worden tussen activiteiten en/of partners als dit aan de orde is. Uiteraard dient dit in goed overleg te gebeuren. Zoals gezegd, het maximale subsidiebedrag blijft als bovengrens gehandhaafd.

9. Hoe ziet het proces er tot indiening van het Full Proposal er uit?

  • september-oktober 2018: vanwege de strakke doorlooptijd, wachten we het advies van de Europese Commissie niet af en werken gelijk door aan het Full Proposal.
  • Oktober-november 2018: 1-op-1 gesprekken met partners
  • November 2018: reactie van de Europese Commissie op de Concept Note. Indien de evaluatie positief is, worden we uitgenodigd het Full Proposal in te dienen.
  • November 2018 – januari 2019: mogelijkheid voor het stellen van vragen aan de Europese Commissie ten aanzien van de evaluatie uitkomsten.
  • 10 december 2018: NAS-netwerkdag met LIFE-IP deelsessies voor partners, adviesgroep en andere geïnteresseerden.
  • December 2018 - januari 2019: Schrijven aan Full Proposal
  • 1 februari 2019: indicatieve deadline voor opleveren van het Full Proposal aan partners
  • 1 maart 2019: indicatieve deadline voor partners voor het opleveren van formulieren aan coördinatieteam.
  • 14 maart 2019: harde deadline voor het indienen van het Full Proposal; geen uitstel mogelijk!

Een gedetailleerd overzicht van de stappen tot de indiening van het full proposal op 14 maart 2019 kunt u hier vinden.

10. Wat is de looptijd van het LIFE-IP NAS en hoe ziet het proces er dan globaal uit?

Indien het LIFE-IP NAS Full Proposal wordt goedgekeurd, zal het project lopen tussen 1 januari 2020 en 31 december 2027 met een looptijd van 8 jaar. Elk twee jaar worden nieuwe deelprojectronden voorzien. Dit houdt in dat we per 2 jaar een deelplan opstellen met (nieuwe) voorbeeldprojecten en na afloop een uitgebreide evaluatie opstellen. In totaal gaat het dus om 4 perioden waarbinnen projecten uitgevoerd en gemonitord kunnen worden.

De inzet van de partners kan natuurlijk door deze looptijd heen veranderen, bijvoorbeeld doordat bepaalde projecten een beperkte looptijd hebben of betrokken personen hun organisatie verlaten en vervangen worden.

11. Welk budget is beschikbaar voor de verschillende ‘Actions’?

In de Concept Note hebben we circa 10 M€ aangevraagd voor een periode van 8 jaar. Dat is dus ongeveer 1,25 M€ per jaar. Hiervan is naar verwachting 200 – 250 k€ gereserveerd voor de projectorganisatie en generieke bijeenkomsten.

We streven op dit moment naar ongeveer 5-10 voorbeeldprojecten die max. 400 k€ cofinanciering per 2 jaar uit LIFE-IP ontvangen. Uiteraard moet dit nog vorm krijgen de komende maanden en zijn ook kleinere projecten mogelijk. Over de gehele looptijd van LIFE IP (8 jaar) zullen dus ongeveer 30 voorbeeldprojecten co-financiering ontvangen.

12. Hoeveel cofinanciering kan ik ontvangen voor mijn voorbeeldproject?

Voor voorbeeldprojecten geldt een maximale cofinanciering van 60% uit LIFE-IP van de in aanmerking komende projectkosten (zie ook vraag 13). Rekenvoorbeeld: indien uw voorbeeldproject een omvang heeft van 100 k€, ontvangt u maximaal 60k€ cofinanciering uit LIFE-IP.

Partners brengen minimaal 40% van de kosten van het voorbeeldproject in. Dit kan bestaan uit de waarde van gewerkte uren (uren x tarief) of cash geld uit eigen bronnen/budgetten.

Let op: het is niet mogelijk om:

  • Uren, cash of materiaal gefinancierd uit een ander EU-subsidiefonds op te voeren.
  • Uren met een tarief van 0 € (bijvoorbeeld van vrijwilligers) op te voeren.
  • Reeds aangeschaft materiaal op te voeren.
  • Gemaakte kosten bij meerdere subsidiefondsen te declareren.

Partners krijgen bij aanvang van het project een klein voorschot uitbetaald (meestal 10% van de totale subsidie). Elke twee jaar dient het consortium een voortgangsrapportage in te dienen waaronder een financiële verantwoording. Bij het indienen van de voortgangsrapportage zal de coördinator bij LIFE tevens een verzoek indienen voor een interim payment. De partners die kosten hebben gedeclareerd krijgen vervolgens de subsidie uitbetaald van de coördinator (verrekend met het voorschot). Het is dus van belang dat partners hun eigen kosten grotendeels kunnen voorfinancieren.

13. Welke projectkosten worden gefinancierd vanuit de LIFE-IP subsidie?

De volgende posten mogen gefinancierd worden uit de LIFE IP cofinanciering:

  • Uren door inzet van personeel. Let op: voor overheden geldt dat zij altijd minimaal 102% meer in het project investeren dan ze er aan vaste personeelskosten aan besteden;
  • Kosten door uitbesteding aan onderaannemers. Dit is gemaximeerd op 35%;
  • Materiaalkosten (‘consumables’);
  • Kosten voor afschrijving van infrastructuur en gereedschap. Overheden en ngo’s mogen 100% opvoeren van durable goods, mits het vooral tijdens en na afloop van het IP project voor het LIFE-doel gebruikt wordt;
  • Reis-en verblijfkosten;
  • Landaankoop, lease of eenmalige compensatie voor gebruik van land (onder voorwaarden);
  • Overige kosten (niet-verrekenbare BTW, accountant, etc.);
  • Overhead (vast percentage van 7% over gemaakte kosten exclusief land purchase, lease en one-off compensations).

14. Hoe groot is de administratieve last voor partners?

In de indieningsfase is de ‘administratie’ beperkt en bestaat uit het invullen en tekenen van de eerdergenoemde formulieren door de tekenbevoegde personen binnen uw organisatie. Na indiening en hopelijk goedkeuring van het voorstel volgt nog een contractonderhandeling met de EU en vervolgens wordt overgaan tot financiering/start van het project. Dit is voorzien in het begin van 2020.

Zodra het project gaat lopen, zal de coördinator (ministerie van IenW) zorgen voor de administratieve organisatie in de vorm van formats en spreadsheets en daarmee partners zo veel mogelijk faciliteren. IenW verzamelt de informatie en rapporteert hierover aan de EU. Partners leveren voor hun eigen Actions deze informatie aan. De hoeveelheid informatie zal per organisatie verschillen. Belangrijk is om het wiel niet opnieuw uit te vinden en hierover ook contact op te nemen met uw administratie/interne subsidieadviseur zodat zij vroegtijdig worden meegenomen in het indieningsproces en dus niet verrast worden met werk dat niet voorzien was.

15. Is uw vraag nog niet beantwoord?

Neem dan contact op via het contactformulier.